Panduan Bagi Pengisi Stan


Kata Pengantar

Komite Pelaksana Jak-Japan Matsuri 2023 (selanjutnya disebut JJM) membuka pendaftaran stan guna memeriahkan kegiatan ini bersama-sama. Bagi para peserta yang tertarik, mohon membaca panduan ini secara seksama terlebih dulu, dan silakan mendaftar dalam batas waktu yang telah ditentukan. Terima kasih karena selalu mendukung JJM. Kami menunggu pemesanan stan dari para peserta!


  • Panduan JJM 2023

    1. Nama Acara : Jak-Japan Matsuri 2023
    2. Tanggal dan Waktu : 18 (Sabtu) dan 19 (Minggu) November 2023, Pukul 10:00-21:00 WIB
    3. Lokasi : JIExpo(Area Gambir Expo)
    4. Luas Lokasi : 30,000 meter persegi (gross)
    5. Struktur Pelaksanaan
      • Penyelenggara: Yayasan Jabat Hati Indonesia Jepang
      • Didukung oleh: Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, Kedutaan Besar Jepang, Misi Jepang untuk ASEAN, The Japan Foundation, Jakarta Japan Club (JJC), PT. Ihza Integrated Consulting
    6. Pelaksana Resmi

      PT. Tiyasa Kreasi Adhigana, Vin&Co Working, Jalan Cipinang Besar Selatan No. 8, Jatinegara, Jakarta Timur 13410 Jakarta, Indonesia, Email: info.kreasiadhigana@gmail.com

    7. Estimasi Kategori Pengunjung
    8. Orang Indonesia serta warga Jepang termasuk pelajar, anak muda, dan keluarga, pecinta budaya Jepang, produsen maupun distributor produk-produk Jepang, dll.

    9. Kegiatan Utama JJM
    10. Kebudayaan dan pertunjukan seni kedua negara, berbagai pameran, serta penampilan artis Jepang – Indonesia.


  • Panduan Stan Peserta

    1. Panduan Stan (Ukuran dan harga)

      Kami menjual tiga jenis stan seperti yang tertera di bawah. Seluruh jenis stan harus disewa dua hari sekaligus pada 18 dan 19 November 2023. Karena booth indoor memiliki ukuran yang bervariasi, pihak sekretariat perlu melakukan konsultasi dan koordinasi dengan pihak penyewa setelah menerima aplikasi pendaftaran. Mini booth akan dijual dalam jumlah terbatas dan memiliki T&C terpisah, harap membaca informasi terkait hal ini di halaman 7 dengan seksama.

      about-me
    2. Batas Waktu Pendaftaran
    3. Batas waktu pendaftaran Tahap Pertama : Sabtu, 30 September 2023

      • Silakan isi formulir di halaman 13 dan kirimkan kembali kepada kami
      • Pendaftaran dapat ditutup sewaktu-waktu apabila kuota telah terpenuhi.

    4. Pembayaran
    5. Batas waktu pembayaran : Selasa, 17 Oktober 2023

      • Penyewa stan harus melunasi pembayaran selambatnya hingga batas waktu di atas.
      • Apabila pembayaran tidak dilakukan hingga batas waktu yang telah ditentukan, maka pendaftaran akan gugur secara otomatis.
      • Pajak (2%), biaya transfer dll akan menjadi beban peserta.
      • Dana yang telah dibayarkan tidak akan dikembalikan walaupun stan tidak digunakan oleh peserta.
      • Setelah melakukan pendaftaran, mohon lakukan pembayaran ke rekening bank yang tertera pada invoice balasan dari sekretariat JJM.
      • Terkait pajak, bagi pihak perusahaan yang melakukan penyewaan stan, harap hanya melakukan transfer dana penyewaan stan sesuai dengan keterangan pada invoice dan lakukan proses pembayaran pajak secara terpisah, lalu kirimkan bukti potong ke (frtbooth.jjm2023@gmail.com).
      • Sedangkan bagi individu, mohon melakukan pembayaran sesuai dengan total nominal yang telah ditambah pajak ke rekening bank yang tertera pada invoice.


    6. Fasilitas yang didapat (fasilitas standar)
      • Fasilitas yang tertera di bawah bersifat tentatif dan dapat berubah sewaktu-waktu.
      • Peserta harus memberitahukan pihak pelaksana resmi apabila tidak memakai/tidak memerlukan fasilitas yang tertera di bawah, dan tidak ada kompensasi atau substitusi fasilitas dalam bentuk apapun.
      • Jumlah ID Card yang disediakan tidak dapat ditambah. Mohon membeli tiket tambahan apabila diperlukan.
      • about-me
    7. Fasilitas Tambahan
    8. Selain fasilitas yang tertera pada poin 4, peserta yang memerlukan fasilitas rental tambahan bagi lampu, audio, listrik dll harap mengirimkan form yang akan disediakan setelah menerima konfirmasi penyewaan stan.

      • Karena ada kemungkinan panitia tidak dapat memenuhi permintaan fasilitas tambahan yang diberitahukan secara mendadak atau pada hari H, harap menginformasikan ke pelaksana resmi jauh-jauh hari sebelumnya.

    9. Posisi Stan
    10. Pemilihan lokasi stan ditetapkan oleh panitia dengan menyesuaikan kategori dan kelompok produk (zoning). Mohon dipahami bahwa sulit untuk memenuhi seluruh permintaan peserta terkait tata letak stan. Penyelenggara akan berusaha semaksimal mungkin untuk tidak mengubah posisi stan (layout) dan zoning, namun panitia memohon pengertian peserta apabila ternyata perubahan harus dilakukan karena sesuatu dan lain hal,


  • Contoh Tenda Sarnavil(3m×3m)

  • about-me

    • Contoh Booth Indoor

    • Gambar di bawah adalah slah satu contoh booth indoor. Harap perhatikan bahwa ukuran dan kondisi tenant bervariasi. Pihak sekretariat akan melakukan koordinasi dengan para calon penyewa booth indoor (tenant) setelah pendaftaran diterima.

      about-me

      • Contoh Mini Booth(2 x 2m)

      • about-me

        Syarat dan Ketentuan Penyewaan Mini Booth

        1. Mini booth dapat disewa oleh perusahaan, organisasi, maupun individu yang menjalankan usahanya di Indonesia atau Jepang.
        2. Produk/jasa yang ditampilkan di mini booth diharapkan adalah produk/jasa yang memiliki keterkaitan dengan Jepang seperti kuliner Jepang, budaya Jepang, produk Jepang dsb (mohon sebutkan dengan jelas produk yang ditawarkan).
        3. Area mini booth akan memiliki atmosfer matsuri dan festival, sehingga mohon kerjasama dari para peserta untuk menciptakan atmosfer dan suasana sesuai tema.
        4. Karena panitia tidak menyediakan dekorasi dan partisi, maka tanggung jawab dalam menghias dekorasi diserahkan kepada peserta. Mohon menghias mini booth dengan dekorasi yang memberikan nuansa matsuri atau festival musim panas di Jepang.

      • Peraturan Bagi Peserta

        1. Set-up Stan
          • Seluruh stan harus dikerjakan oleh kontraktor resmi yang telah ditunjuk oleh pelaksana pameran.
          • Stan dan semua kelengkapannya adalah milik kontraktor resmi yang ditunjuk, oleh sebab itu keutuhan dan kelengkapannya harus dijaga dengan baik. Peserta tidak diperkenankan untuk mengubah, melepas sebagian/keseluruhan konstruksi tersebut, mencorat-coret, mengecat dinding/bagian lainnya, mengubah instalasi listrik, memindahkan furnitur ke tempat lain dan sebagainya. Apabila terjadi pelanggaranpelanggaran tersebut, peserta diwajibkan mengganti segala kerugian yang ditimbulkan.
        2. Pengelolaan dan Isi Stan (Hal-hal yang Harus Disiapkan oleh Peserta)
          • Penyewa stan yang sah harus mengajukan permohonan sebelumnya apabila ingin memindahtangankan pengelolaan stan kepada pihak lain pada hari H, dan bertanggung jawab atas seluruh masalah yang mungkin timbul.
          • Saat memajang barang-barang pameran, peserta tidak diperkenankan meletakkan barang atau properti melebihi dari luas lahan yang dipesan (keluar lahan) baik pada lorong/gang way maupun lahan-lahan kosong,
          • Memamerkan atau menjual produk selain dari yang telah ditulis pada saat pendaftaran tidak diperbolehkan. Peserta yang melanggar hal ini akan mendapat teguran hingga sanksi dari pihak penyelenggara/pelaksana.
          • Pengelolaan keamanan barang pribadi dan produk yang dipamerkan menjadi tanggung jawab peserta.
          • Stan yang menjual makanan hanya diizinkan menggunakan tabung gas LPG dengan volume 3 kg hingga 5.5 kg (tidak dapat menggunakan tabung gas dengan volume lebih dari 5.5 kg), dan peserta harus menyiapkan Alat Pemadam Api Ringan.
          • Produk yang memiliki hak cipta seperti komik dan anime dapat dijual selama memiliki izin resmi. Mohon lampirkan foto izin/lisensi guna kepentingan konfirmasi saat mengajukan aplikasi permohonan penyewaan stan.
          • Dilarang mengonsumsi dan menjual minuman beralkohol di dalam venue. Peserta yang menjual minuman beralkohol selama kegiatan acara berlangsung akan mendapat sanksi dari otoritas pemerintah RI terkait.
          • Dilarang menjual rokok.
          • Para peserta diwajibkan membawa sendiri air yang akan digunakan untuk memasak.
        3. Loading dan Pembongkaran Barang
          • Loading dan pembongkaran barang dilakukan sesuai jadwal yang ditentukan pihak pelaksana. Peserta tidak dapat melakukan pembongkaran selama kegiatan berlangsung.
          • Segala bentuk biaya yang muncul terkait lahan parkir akan menjadi beban peserta.
        4. Lampu dan Daya Listrik
          • Seluruh instalasi listrik standar dikerjakan oleh kontraktor resmi yang ditunjuk. Setiap stan memperoleh 1 unit lampu TL dan sudah termasuk daya 40 watt + 2 Amp/1 Phase dengan stop kontak.
          • Segala pemasangan atau penambahan fasilitas baik daya listrik, lampu maupun fasilitas konstruksi lainnya harus melalui kontraktor resmi yang ditunjuk, dan peserta tidak diperkenankan untuk memasang sendiri atau melakukan pemasangan di luar kontraktor resmi. Apabila peserta akan memakai kontraktor non-official, harap melaporkan sebelumnya, dan mendaftarkan data kontraktor non-official dimaksud dengan mengisi Form 3 (terlampir). Silakan menghubungi kontraktor resmi mengenai info lebih lanjut terkait hal ini.
        5. Pengelolaan Kebersihan
          • Selama periode acara termasuk loading-in dan pembongkaran, pemilik stan bertanggung jawab atas kebersihan stan masing-masing seperti pengelolaan sampah (termasuk pembuangan) barang pameran, makanan dan minuman. Peserta juga bertanggung jawab atas sanitasi lorong (gang way) dan area umum. Biaya pengelolaan yang muncul dari sampah atau puing-puing konstruksi yang disebabkan oleh peserta akan menjadi tanggung jawab pemilik stan.
          • Peserta bertanggung jawab dalam merapikan kardus yang akan digunakan kembali dengan cara melipat, mengikat dengan tali dan lain-lain.
          • Bagi peserta yang membuka stan kuliner, harap mengikuti arahan dan instruksi dari penanggung jawab lapangan terkait pembuangan limbah makanan dan minuman (termasuk makanan dan minuman sisa).
          • Pengelolaan kebersihan makanan, minuman menjadi tanggung jawab masing-masing peserta
        6. Kegiatan yang Tidak Diperbolehkan/Berbahaya
          • Tidak diperbolehkan bertindak dan menggunakan peralatan yang dapat membahayakan lingkungan sekitar.
          • Pihak penyelenggara berhak menghentikan tindakan yang dilakukan peserta apabila berbahaya dan mengganggu pengunjung lain.
          • Peserta tidak diperkenankan menyalakan musik dengan volume besar yang dapat mengganggu kenyamanan peserta lain dalam beraktivitas. Agar tidak mengganggu jalannya keseluruhan acara, peserta harus mengecilkan volume musik dan mengikuti peraturan dari penyelenggara saat sedang ada pertunjukan di panggung utama dan panggung mini.
        7. Lain-lain
          • Seluruh peserta stan dan kontraktor non-official wajib memakai ID card dan sepatu selama proses loading dan bongkar muat,
          • Dilarang keras melakukan kegiatan apapun yang dapat mengakibatkan kerusakan/vandalisme. Seluruh pihak yang terlibat dalam kegiatan pembangunan/persiapan stan dan bongkar muat akan diawasi oleh pihak penyelenggara dan kontraktor. Apabila ada masalah, maka pihak penyelenggara dan kontraktor akan memberikan peringatan.
        8. Sanksi
          • Segala pelanggaran/kesalahan/kelalaian menyangkut fasilitas dan kelengkapannya, peralatan, konstruksi stan dan kelengkapannya yang dilakukan peserta menjadi tanggung jawab pihak peserta.
          • Kontraktor non-official tidak diperkenankan menyambungkan listrik secara langsung ke panel listrik yang disediakan oleh penyelenggara. Peserta dan kontraktor nonofficial harus melakukan koordinasi lebih dulu dengan pihak penyelenggara terkait hal ini. Peserta dan kontraktor non-official yang melanggar hal di atas akan dikenakan sanksi berupa denda sebesar Rp. 5.000.000,-
          • Semua peraturan dan tata tertib ini harus ditaati dengan baik. Apabila terjadi pelanggaran/kesalahan/kelalaian, maka pihak penyelenggara dan kontraktor akan memberikan sanksi-sanksi berupa :
            1. Peneguran/peringatan
            2. Peserta dan produk ditarik/dikeluarkan dari area kegiatan
            3. Sanksi administrasi/ganti rugi atas biaya yang ditimbulkan

      • Jadwal

        1. Technical Meeting Peserta (tentatif)
        2. Peserta atau perwakilan wajib mengikuti technical meeting.

          • Jadwal rinci akan disampaikan lebih lanjut melalui E-Mail.
          • about-me
        3. Jadwal Set-up, Instalasi dan Segala Kebutuhan pada Acara JAK- JAPAN MATSURI 2023 (tentatif)
        4. about-me
        5. Jadwal On /Off listrik pada Acara JAK- JAPAN MATSURI 2023(tentatif)
          • Daya listrik hanya dapat digunakan sesuai jadwal.
          • about-me

      • Layout JJM 2023

      • Berikut adalah layout posisi distribusi masing-masing booth (tentatif).

        Layout bersifat tentatif dan dapat berubah sewaktu-waktu.

        about-me

      • Formulir Pendaftaran Stan dan Narahubung

      • Mohon mengisi Google Form berikut : Link Disini

        Batas Waktu Tahap Pertama: Sabtu, 30 September 2023

        Pendaftaran dapat ditutup sewaktu-waktu apabila kuota telah terpenuhi

        【Informasi Kontak】

        • Silakan kirimkan E-mail ke alamat berikut terkait pertanyaan mengenai layout, stan, metode pembayaran, dll. PIC akan menghubungi calon peserta setelah E-mail diterima. Silakan kirimkan E-Mail kembali apabila PIC belum menghubungi calon peserta dalam jangka waktu tertentu.
        • E-Mail: jjm2023.boothregistr@gmail.com

        • Silakan hubungi kontak berikut terkait informasi mengenai fasilitas stan, set-up, ID card, maupun pertanyaan teknis lainnya.
        • Pelaksana Resmi: PT. TIYASA KREASI ADHIGANA, Vin&Co Working

          Alamat : Jalan Cipinang Besar Selatan No. 8, Jatinegara, Jakarta Timur 13410

          E-Mail : info.kreasiadhigana@gmail.com

          • Exhibitor services : Novi / 0851 767 0016
          • PIC Acara: Dayat / 0815 8515 4743
          • PIC Operasional & Teknis: Gerry / 0813 8988 6604
      <

      (c)Tiyasa Kreasi Adhigana 2023